INFORMATIVA PRIVACY PER UTENTI SITO WEB
Aggiornata in data 5/4/2023
Memoria rinnovabile, con sede legale in via Buonarroti, 59 – 20063 Cernusco sul Naviglio – ITALIA, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, con la presente desidera rendere un’adeguata informativa alle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti coinvolti in attività contrattuali o pre-contrattuali (es. enti di controllo, enti della pubblica amministrazione) di Memoria rinnovabile, ai sensi degli art. 13 e 14 del GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” e della normativa nazionale in materia di protezione dei dati.
1. Dati oggetto del trattamento
I dati personali trattati sono dati anagrafici e di contatto forniti o ricevuti dall’interessato in occasione di:
- Visite, telefonate, messaggi, e-mail;
- Contatti diretti ottenuti a seguito della attività di audit, corsi di formazione, partecipazione ad altri eventi correlati alle attività di Memoria rinnovabile
- Contatti diretti a seguito dell’invio di richieste tramite l’indirizzo di posta elettronica presenti sul sito internet;
2. Finalità del trattamento
I dati personali delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti sono trattati per:
- Inoltrare comunicazioni con diversi mezzi di comunicazione (telefono, telefono cellulare, sms, e-mail, fax, posta cartacea, ecc.);
- Formulare richieste o evadere richieste pervenute;
- Dare esecuzione di obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria, nonché per ottemperare a provvedimenti emanati da pubbliche Autorità a ciò legittimate o da organi di vigilanza e di controllo a cui è soggetta Memoria rinnovabile
- Valutare il rispetto delle normative e dei regolamenti per lo svolgimento delle attività (in particolare nel caso di attività svolte in remoto con supporto multimediale)
- In forma anonima per effettuare statistiche e ricerche di mercato;
L’interessato può rifiutarsi di conferire al Titolare i suoi dati personali.
Il conferimento dei dati personali è però necessario per una corretta ed efficiente gestione del rapporto pre-contrattuale e contrattuale verso fornitori, clienti, partner e di altri soggetti coinvolti nelle attività del Titolare. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento potrà compromettere in tutto o in parte il rapporto contrattuale stesso o le attività pre e post contrattuali.
3. Base giuridica
Per le finalità indicate al punto precedente il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui ciascun soggetto è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali o post contrattuali adottate su richiesta del fornitore, del cliente, del partner, di altri soggetti o di Memoria rinnovabile ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del RGDP), ovvero per l’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6.1, lett. c) del RGDP).
4. Modalità del trattamento
I dati degli interessati verranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, utilizzando strumenti manuali o automatizzati anche mediante l’inserimento in banche dati, elenchi e liste idonei alla memorizzazione, gestione e trasmissione dei dati, nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle già menzionate finalità.
Memoria rinnovabile ha previsto adeguate misure di sicurezza al fine di tutelare i dati delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti. I dati saranno trattati esclusivamente da persone autorizzate al trattamento all’interno di Memoria rinnovabile o in persone autorizzate, in relazione alla finalità del trattamento, compreso il profilo della sicurezza dei dati e in base a logiche e procedure determinate in coerenza con le finalità sopra indicate.
I dati non sono oggetto di un processo decisionale automatizzato né di profilazione.
5. Destinatari dei dati
I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere comunicati ai lavoratori del Titolare e ad alcuni soggetti esterni (auditor, esperti, docenti, ecc.) che con essi collaborano, sempre nel rispetto delle finalità indicate.
Ai dati potrebbero accedere nostri tecnici incaricati o consulenti esterni o incaricati di società che forniscono tali servizi. Infine, potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie. Soggetti che esercitano attività di controllo sull’operato di Memoria rinnovabile. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento, ove richiesto, è disponibile presso la sede di Memoria rinnovabile.
6. Trasferimento dei dati
Anche se al momento tutti i soggetti che trattano i dati per conto di Memoria rinnovabile come responsabili esterni del trattamento sono stabiliti all’interno dell’Unione Europea, nel futuro potrebbe essere necessario conferire tali dati anche a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell’Unione Europea, in paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi del Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016.
7. Conservazione dei dati
Il Titolare del trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate.
Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, secondo quanto viene documentato nel “Registro del trattamento”. Il periodo di conservazione può variare in modo significativo in base alle finalità, il tipo di dato trattato, gli obblighi di legge. Quando non è più necessario conservare i dati personali questi verranno cancellati o deindicizzati o distrutti in modo sicuro in conformità alle nostre regole. Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, tutti i dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
8. Diritti dell’interessato
Ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del RGDP, qualsiasi persona fisica potrà esercitare i seguenti diritti:
- Chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
- Ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
- Ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
- Ottenere la limitazione del trattamento;
- Ottenere la portabilità dei dati (ove possibile), ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
- Opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
- Opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione.
- Chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
- Revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Tali diritti potranno essere fatti valere scrivendo una mail all’indirizzo a Contatti all’attenzione del Referente Privacy di Memoria rinnovabile specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che l’interessato intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.
9. Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato di residenza.
10. Richieste di chiarimenti
Nel caso di dubbi, richieste di chiarimento o quant’altro possa riguardare il trattamento dei propri dati personali, l’interessato può rivolgersi al Responsabile Privacy inviando una mail a Contatti .
11. Modifiche all’informativa
Il Titolare del trattamento di riserva di apportare modifiche alla presente informativa che è resa disponibile, nella versione aggiornata e comunicata agli interessati nei modi, di volta in volta individuati come più funzionali.
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (Clienti & Fornitori)
La presente per informarLa che presso la nostra organizzazione viene effettuato il trattamento dei Suoi dati personali nel pieno rispetto della vigente normativa nazionale e dell’Unione Europea in materia di trattamento dei dati personali.
Ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 la informiamo che:
- 1. Titolare del trattamento è Simone Dossi in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede legale in via Buonarroti, 59 – 20063 Cernusco sul Naviglio
- 2. Referente Interno del trattamento è Simone Dossi
- 3. Responsabile della Protezione del trattamento dei dati (cd. Data Protection Officer) Non è prevista la nomina per la società sopra indicata poiché il trattamento effettuato non rientra nei casi di cui all’art. 37 del Reg. 2016/679.
- 4. Base Giuridica del trattamento: il trattamento dei dati personali effettuato dalla Ns. organizzazione è fondato sul rispetto delle condizioni di liceità definite dall’art. 6 del Reg. 2016/679 di cui riportiamo evidenza di seguito:
– Consenso fornito dall’interessato per una o più finalità contenute nel punto 5 dell’Informativa;
– Necessità ai fini dell’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato;
– Necessità ai fini dell’adempimento di un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare;
– Necessità ai fini della salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato;
– Necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare;
– Necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare.
- 5. Finalità del trattamento : I dati personali vengono trattati nell’ambito della normale attività dell’impresa, secondo le seguenti finalità:
a) dirette esclusivamente all’assolvimento degli obblighi contrattuali o per l’acquisizione di informative precontrattuali, nonché per informazioni relative a richieste dell’interessato di forniture e servizi;
b) connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo, agli obblighi in materia fiscale e contabile;
c) per attività di comunicazione, anche di natura commerciale.
- 6. Categoria di dati raccolti: I dati raccolti rientrano nella categoria dei dati personali identificativi di contatto (anagrafica, codice fiscale o Partita IVA, estremi di documenti di identificazione) strettamente connessi e strumentali alla gestione dei rapporti con clienti e fornitori (ad esempio acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione di un contratto, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal contratto concluso, assolvimento degli obblighi fiscali e contabili).E’ inoltre inclusa la categoria dei dati particolari, di cui all’art. 9 del Regolamento UE 2016/679, esclusivamente per l’espletamento degli obblighi di legge.
- 7. Modalità di trattamento dei dati : Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. In particolare, la informiamo che i suoi dati sono:- trattati in modo lecito, corretto e trasparente;
– raccolti per le finalità sopra determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità;
– adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);
– esatti e, se necessario, aggiornati, cancellati e/o rettificati;
– conservati in una forma che consenta la sua identificazione per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;
– trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentale.
- 8. Comunicazione dei dati : Per il perseguimento delle finalità indicate al punto 5, i Suoi dati potranno essere comunicati a società che effettuano l’acquisizione, la registrazione e il trattamento di dati contenuti in documenti, archivi o supporti per approntare testi, capitolati e convenzioni; a società di assistenza legale; a progettisti; a società tra le quali, quelle per l’informatica, per consentire la gestione degli strumenti elettronici, per le procedure di archiviazione, per la stampa della corrispondenza e per la gestione della posta in arrivo e in partenza; a società preposte al controllo delle frodi, al recupero crediti e la rilevazione di rischi creditizi e di insolvenze; a Pubbliche Amministrazioni, ai sensi di legge; a tutti quei soggetti che svolgono servizi bancari, finanziari ed assicurativi; a società di servizi per la gestione del sistema informativo dell’azienda; a società che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni; a studi o società nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza; all’eventuale Organismo di Vigilanza; a enti certificatori dei Sistemi di Gestione; a soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività svolte dall’azienda; a soggetti ai quali la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti, nonché degli obblighi derivanti dalla legge o che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi; a studi commercialisti e stazioni appaltanti.L’elenco completo dei responsabili è comunque disponibile presso la sede dell’organizzazione e per reperirlo è sufficiente rivolgersi al Titolare sopra indicato.
- 9. Diffusione dei dati : I dati personali non sono soggetti a diffusione.
- 10. Trasferimento all’estero : I suoi dati potranno essere trasferiti in paesi extra-UE esclusivamente nel caso in cui questi ultimi rientrino in una decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell’articolo 45 del Regolamento Europeo; potranno altresì essere trasferiti fuori dal territorio nazionale in forza di possibili servizi, piattaforme Cloud, erogati da Provider allocati al di fuori dell’Unione Europea.
- 11. Obbligatorietà/facoltatività del conferimento dei dati: Ferma l’autonomia personale dell’interessato, il conferimento dei dati personali, sia comuni sia rientranti in particolari categorie, può essere:
– obbligatorio in relazione agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa dell’Unione Europea, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo, nonché agli obblighi in materia fiscale e contabile;
– imprescindibile alla conclusione di nuovi rapporti o alla gestione ed esecuzione dei rapporti contrattuali in essere ovvero in corso di costituzione.
- 12. Rifiuto di conferimento dei dati : L’eventuale rifiuto da parte dell’interessato di conferire dati personali per le finalità indicate al punto 5 lettere a) b) c) della presente informativa comporta l’impossibilità di procedere alla corretta e completa esecuzione dei rapporti contrattuali in essere ovvero in corso di costituzione.
- 13. Periodo di conservazione dei dati: I dati personali che La riguardano saranno conservati in una forma che consenta la loro identificazione per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, e comunque nel rispetto degli obblighi di legge relativi ai tempi di conservazione dei dati (accertamenti fiscali e termini di prescrizione per l’esercizio dei diritti).
- 14. Diritti dell’interessato: Al Titolare del trattamento Lei potrà rivolgersi per far valere i Suoi diritti, così come previsti dal Regolamento, ed in particolare ha il diritto di:
- a) di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano e di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
- b) di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
- c) di conoscere la fonte da cui hanno origine i dati personali e, se del caso, l’eventualità che i dati provengano da fonti accessibili al pubblico;
- d) di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:- le finalità del trattamento;
– le categorie di dati personali in questione;
– i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
– quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
- e) di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
- f) di conoscere, qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine, sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato;g) di ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
- h) di ottenere, tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- i) di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
- j) di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento nel caso in cui contesti l’esattezza dei dati personali, o si opponga alla cancellazione dei dati, o – benchè il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento – i dati siano necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, o si sia opposto al trattamento effettuato dal Titolare per il perseguimento di un proprio interesse legittimo;
- k) di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano e di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare del trattamento cui li ha forniti (cd. diritto alla portabilità dei dati);
- l) di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano (quando il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare, oppure quando il trattamento è necessario per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni, nonché di opporsi al trattamento dei dati effettuato per finalità di marketing diretto.
- 15. I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta scritta rivolta al Referente Interno del trattamento via lettera raccomandata, o anche a mezzo posta elettronica al seguente indirizzo e-mail indicato.